3.8 Workshop

Een workshop is een interactieve manier om kennis en kunde over te dragen of uit te wisselen.

Hoe doe ik dat?

  1. U zorgt voor een goede warming-up
  2. U start bij voorkeur met een vraag vanuit de organisatie, meestal gesteld door een leidinggevende. Als facilitator gaat u samen met de opdrachtgever om de tafel zitten om een aantal kernvragen te beantwoorden. Wat is het vraagstuk precies? Wie doet er mee en hoe creëer je commitment? Hoe gaat het programma eruit zien? Welke afspraken maken we over planning en kosten? Wat moet je allemaal organiseren?
  3. U beseft dat de voorbereiding vaak net zo belangrijk is als de workshop zelf. Zo’n bijeenkomst is meestal een onderdeel van een veel omvattender proces. Het is dus zaak dat u als facilitator zicht krijgt op dat bredere kader. Tegen welke achtergrond is de vraag naar deze workshop ontstaan? Waarom ligt deze vraag op tafel en wie ervaart een probleem? Welke partijen zijn erbij betrokken? Gaat het om een veranderingsproces, een kwaliteitsprobleem, ondersteuning van een mogelijke beleidsbeslissing of een opleidingssituatie?
  4. U kiest voor passende werkvormen en technieken zodat u gericht kunt werken richting het beoogde resultaat. Willen we een gemeenschappelijk beeld ontwikkelen,
    kansen en bedreigingen in kaart brengen en scenario’s bedenken? Of willen we elkaar op een andere manier leren kennen, aan teambuilding doen, weerstanden boven tafel krijgen? Of gaat het om prioriteiten stellen en een actieplan maken?
  5. U zorgt dat de juiste deelnemers aanwezig zijn, bijv. het managementteam, een projectgroep of een afdeling
  6. U kiest het juiste thema, waarbij een open, vragende vorm kan  helpen. ‘Welke verbeteringen moeten wij in onze bedrijfsvoering aanbrengen om aan het eind van het jaar geen verlies te lijden?’
  7. U formuleert de kern van het thema op een herkenbare wijze voor de doelgroep, actiegericht en met nadruk op haalbare zaken
  8. U zorgt voor een helder programma met een duidelijk draaiboek; het programma moet als het ware het juiste antwoord formuleren bij de vraag die wordt gesteld. Dikwijls zijn de vragen die door opdrachtgevers gesteld worden immmers algemeen van aard of voor diverse uitleg vatbaar. Begin bijvoorbeeld met een heldere positionering en een duidelijk overzicht van activiteiten, want daar hebben deelnemers behoefte aan. Wees duidelijk over definities en namen en schroom niet om de kernbegrippen meerdere keren uit te leggen. Geef voorbeelden of demonstraties. Oefening baart kunst, dus zet de deelnemers aan het werk. Steeds maar weer, tot en met de afronding
  9. U werkt een praktisch draaiboek uit, inclusief checklists; behalve de rationele kanten van zo’n programma zijn natuurlijk ook andere aspecten belangrijk. Hoe houd ik de workshop af wisselend en motiverend? Waar zitten mogelijke ‘dips’ zoals na de lunch of ’s ochtends vroeg op de tweede dag? En niet te vergeten: is het ook leuk? Maar pas op, leuk is een lastig fenomeen
  10. U last her en der een intermezzo in; artiesten kunnen zorgen voor een mentale opfrisser
  11. U sluit passend af en zorgt desgewenst voor een follow up. Hoe zijn de resultaten vastgelegd en zijn de opdrachtgever en de deelnemers er tevreden mee? Hoe komen de resultaten in de praktijk tot hun recht en hoe meten we dat? Wie houdt de voortgang in de gaten? Komt er een vervolg? Ook deze aspecten zult u als facilitator moeten meenemen in het plan van aanpak.